公文的写作有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，就是干什么工作写什么材料，是本职工作中所必需记录、表达、传递的公文，是局部的例行公事，专业性较强，文种和格式相对集中，写作难度较小。比如我们经常写的通知、总结会议纪要等一些法定公文。 法定的公文要注意公文写作的规范化 ，公文的规范化，就是使公文写作达到规定的标准。它主要包括文种选用规范、公文格式规范、内容结构规范、语言运用规范、行文程序规范等等。这是公文区别于其它文章的主要特点，是公文具有法定效力，具有规范的结构和格式。认识公文的特点、种类、内涵和格式要求，这是写好公文的必要条件。 所以说大家系统地学写各类公文的写作格式要求是非常必要的。
         一、如何领会领导的意图
       我们要想写好公文，就要对对领导的思路、想法甚至风格进行认真的琢磨。领导意图从本质上讲，是党、国家和人民意志的具体体现。因此要学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，了解每个时期的方针政策。人们形容秘书：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”这也说明了文秘写作的政策性和严肃性。因此，要认真领会上级的指示、决策、部署、要求，以及领导在讲话中带观点性的内容，这是写好公文的先决条件。 把握领导意图要主动扑捉机会，了解一个时期的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，主动争取多参加一些会议，积极参与领导参加的活动，了解领导思考的热点问题。要特别留意领导的表态发言。这是领导意图的具体化的表现形式，有时候虽然只是三言两语，却可以体会到他的态度和想法，从而使我们加深了对领导意图的把握。能够对领导的思想观点，会有系统、整体的理解。这种“跟随”是非常有益的，实现了我们与领导之间的密切交流，锻炼了我们思考问题和解决问题的能力。 当领导交给你一项写作任务，如果自己不懂得如何做，或者没有思路，与其自己苦苦的熬夜查资料，得不到有效方案，还不如主动出击，找领导谈谈写作内容，询问领导的见解与看法，直接领受领导指示，使问题得到有效解决。
        二、如何搜集积累资料
      资料积累是文秘人员的写作基础。如果我们不知上情、不晓下情，没有足够的资料和素材，靠闭门造车是难以完成任务的。有种说法是“天下文章一大抄”，是嘲讽那些文人，“抄来抄去”没有创造性、呆板或者重复应付。其实这句话后边还有一句，就是 “天下文章一大抄，看你会抄不会抄”，仔细琢磨，也确有一定的道理。因为公文要求上符合政策精神，下联系工作实际。这样就必有借鉴，借鉴就必有积累，积累别人的为我所用。抄的有水平，那就是自己的，抄不是照搬照抄，而是融会贯通，这就象做蛋糕和面，加进牛奶，鸡蛋，糖等，揉出来的面，浑然一体，不留痕迹，这就是能力，是一种技巧，所以收集积累资料，就是为抄做准备。
        三、加强文字的表达能力
       文秘写作是一件很严肃的事情。特别是公文的语言，其每一个词、每一个句子都必须保持意思的唯一性，语言表达是否符合文体要求，是否妥帖完美，有没有废话、错字、病句等。 这就要求我们做到三精，即精准、精练、精彩。我分别说一下。
       1、精准。精准要求公文中宣事说理严密周全，有理有据，合乎逻辑，顺理成章，前后不能自相矛盾，词语含义要确切。要把所阐述的事物和所表达的观点，准确地交代清楚，说明白，并要做到一语中的，准确到位。 不能说出的话来，象雾里看花，水中望月，让人无所适从。 我从七个方面来讲： 第一，真实准确无假话，真实是公文的生命。因此写进公文中的材料，必须来自工作实际，来自于人民群众的生活实践，不允许虚构和编造；因此，无论撰写何种公文，我们都应该做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有得到落实的不写，没有全面了解，不知前因后果的事情不写。因为有许多事，是在某一特定的背景下形成的，这就需要看一看，是否片面，有没有指导性。 第二，对所选用的词语该限制时必须限制，不该限制时一定不要随便限制，避免节外生枝，出现纰漏。它体现在三个方面，首先要摒弃不必要的解释和说明，删掉不必要的字、词、句、段。