发文字号的规范化标准
                一、机关代字要准确、精炼。如涪陵市带“农”字的机关有农业局、农机局、农资公司等，若用“涪市农发”，就会产生混淆。为了相互区别，又能准确代表机关代字，这就要在相互比较中形成自己的特点。故涪陵市农业局的机关代字应为“涪市农业发”，涪陵市农机局应为“涪市农机发”，涪陵市农资公司应用“涪市农资发”，这就准确了。
                二、发文年号不能缩写，如“1988”不能缩写成“88”。
                三、公文编号要严格登记，准确不误，避免重复。公文年号和编号应用阿拉伯数字。
                四、公文字号的位置，一般在文件版头与红星横线的中央。不须用文件版头或没有文件版头的，就放在在标题下面右侧。几个单位联合发文，一般用主办单位的公文字号。必要时才同时用各自的公文字号。
                五、发文字号规范式有两种：其一有“字”“第”式；其二无“字”“第”式。例如：“中发〔1992〕1号”；“国办字〔1992〕第2号”。
                六、发文字号中发文年度用方括弧括入。其目的是为了便于公文引用时避免括弧重复使用才做此规定的，因此公文发文字号年份，应统一用方括弧括起来。

发文字号的混乱现象
              1、位置不当。发文字号的正确顺序应是机关代字——年号——顺序号，而现在不少的发文字号却出现年号——机关代字——顺序号的现状。如：“〔1992〕新财企字第124号”，把发文机关代字与年号的位置颠倒，或将年号、顺序号置于机关代字的前面去了。
                2、年号不全。最常见的是〔92〕前省去了“19”，如浙江财政专科学校1992年所发的第11号文，却编写为“浙财专校字〔92〕第11号”，不恰当地省略了年号，应在“92”前加上“19” 。
                 3、代字不清。主要表现在发文机关的代字编写不全、不明，如××省卫生厅的发文机关代字编写为“×省卫发”，其涵义不清，是以卫生厅党委机关名义的行文，还是以行政机关名义的行文，模棱两可、莫衷一是。因为“卫”字只能突出行业属性，故应在其后加一“党”字，表示以党委(党组)机关的名义行文；或加上一“厅”字，表示以行政机关的名义行文。

4、“字”“第”错位。一般来说，前面用“字”字，后面就必须用“第”字；“字”字在年号之前，“第”字在年号之后；前面无“字”字，后面就不必用“第”字，如浙财专校字〔1992〕第4号。但“字”、“第”错位不少，如错例：①“浙财专〔1992〕字第4号”；②“浙财专〔1992〕第4号”；③“浙财专字〔1992〕4号”等为典型样式。
                 5、机关代字过繁或过简。如“有色公司〔1992〕10号”，单看机关代字很难判定是哪个公司、属哪一级公司所发的文件。不如“中色发〔1992〕21号”、“粤色供字〔1992〕第8号”的机关代字清晰明确，过目即知是中国有色金属工业总公司、广东有色公司供运处所发的1992年第21号和8号文件，不能准确地代表机关名称，代字不代。如有一个街道办事处所制发的文件机关代字为“处发”，使人看后有一种不论不类的感觉，而另有一个部门的机关全称只有七个字，而发文的机关代字却达六个字之多，机关代字几乎成了机关全称。
               6、字号赘疣常见于平行机关为某一有关事项联合行文的公文，联合行文的发文字号应当只用一个主办的或牵头的机关的发文字号。常见的错误是把所有联合单位的发文字号组成并列，如：党字5号浙财专校字〔1992〕第12号工字2号    团字6号
                7、多添“零”字如华东经济学院党委的发文字号为“华东经院党发〔1992〕035号”；甚至还有加两个“零”字，如“晋铝基字〔1992〕第003号”等，这是画蛇添足。
                8、误用括号常见的错误是用小圆括号括年号，如“浙财专发(1992)5号”。正确的应将小圆括号改为斜口方括号，即：“浙财专发〔1992〕5号”。
                 9、数码错用有些发文字号，特别是顺序号中，把本该使用阿拉伯数码的误用为汉字数码。如“浙财专字〔1992〕第一号”，这是不对的。国办发〔1992〕9号文件《国家行政机关公文处理办法》规定“公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写”。这就明确无误地要求在公文的发文字号（包括年号、顺序号）中必须使用阿拉伯数码。
                 10、党政不分，如某乡政府的文件代字与乡党委的文件代字完全相同，均为“×乡发”，使人难于从发文字号上辨别出是党委文件还是政府文件，给文书处理登记，出卷归档，查找利用带来了困难；
                11、几个机关联合行文时，不是使用主办机关的发文字号，而是有几个发文机关就有几个发文字号；
                12、发文字号的打印位置不当，尤以函件更为突出，如将函件的字号置于版头之下，界栏线之上的正中位置，与正式文件无甚区别。