时间管理
 
目录
              前言      5
1            设立SMART 目标           7
2            时间优化           14
3            聪明计划           21
4            应对延迟           29
5            危机管理           36
6            规整你的工作空间        43
7            轻松规划           50
8            设立规矩           59
9            会议管理           66
10          非传统型的会议方式    74
 
珍爱你的梦想，因其乃为你灵魂之子，你终极成就的蓝图。
--- 拿破仑·希尔（Napoleon Hill，1883.10.26—1969年），
 
前言
时间管理最经常的是开始于目标的设立，这些目标会被分解记录为项目、行动计划、或简单的任务单。然后根据紧急程度、重要性、优先秩序、及截止期限等将行动分类。这个过程形成由任务单或行动日程组成的计划。日常重复性的工作经常被忽略，而将时间投入于那些对重要目标起到直接作用的任务中去。
包括个人动机、规划能力、组织工具、及危机管理等能力在内的组合，支撑整个过程。我们会涉及所有这些方面并有所展开。
 
 
坏消息是，时间飞得很快，好消息是，你是飞行员。
---迈克尔·阿特舒勒（美国演讲家）
 
 
第一章：设立SMART目标
设立目标是有效管理时间战略的关键，遗憾地是，大部分人从来也没有学会如何将这一至关重要的生命技艺做到位。设立目标可以应用的你生命中任何一个角落，包括财务、身体、个人发展、关系、甚至精神。根据美国首屈一指的个人成长权威人士博恩·崔西（BRIAN TRACY）所著的目标一书，少于3%的人有一个清晰的书面的目标，以及实现目标的计划。设立目标会使你遥遥领先。
有人一旦出了问题就抱怨这抱怨那，他们把自己看成是受害者，而放弃了他们自己的权力和对局面控制。相反，不管是在不可预见或不可控制的情况下，成功人士总是对自己的生涯负责。活在当下：过去的已经过去，未来之花则是你目前所播种的结果！
 
 
三个P
设立有意义的目标是实现你梦想的巨大步骤。反过来，设立并实现你的短期目标可以帮助你实现长期目标需要完成的任务。同样重要的是，在你所有的目标中应该释放三个P的力量：
•            积极的态度（POSITIVE）：如果你的目标是：“找到一个不闷的职业”，你不会受到激励的。目标应该写得积极一些，那么你会觉得你自己以及你所要努力实现的都很棒。这个目标可以写成这个样子更好：“学习法律预科让我有一天可以帮助人们”
•            个性（PERSONAL）：目标必须是个性化的。 目标必须反映你自己的梦想和价值，而不是你朋友的、你家人的或媒体的。当你写你的目标宣示造句创立品牌时要用“我”。当你的目标有了个性，你将更加有动力成功，并对你的成就更感到自豪。
•            可能（POSSIBLE）：当你设立目标时，你应该确保其可控性可能性。设立一个进入常青藤大学的目标，只有你的成绩优秀才有可能，如果你还在挣扎中，就不现实。如果你是后者，跟理智的目标也许是进入那些提供与你选择职业相关课程的大学或者技术学院。你也许可以选择一些志愿者工作，那样可以使你的申请成功率提高。
 
 
 SMART 的方法：
SMART是目标最求者实现目标必备的一系列标准的头一个字母的缩写。
•            S特定（Specific）：成功教练杰克 坎菲尔在他的书里说，“模糊的目标产生模糊的结果。”想要实现目标，你必须非常清楚你到底要什么。经常将你目标的实现为你的生活所带来的好处列出来，你能说出来你所追寻的目标能否将你的精神引入佳境吗？
•            M可衡量性（Measurable）：你是否能够追踪你如何实现你的目标？这很重要。所以，所有的目标需要有某种客观衡量系统形式，这样，当你享受量化过程甜美味道是，你可以有所追踪并变得有激情。
•            A可实现性（Achievable）： 仅仅有理想是不够的，理想要有可以实现的可能。:
 
•            R相关性（Relevant）：目标与你生活目的相吻合。
•            T时间（Timed）：要制定时间表，不能无限期。
 
 
 
优化目标
集中优势兵力攻击主要目标。
 
直观性
直观的效果给人以激情，用未来效果图表示成果及达成之途径，目标达成后的利益。
重要的事情从来不慌不忙，匆忙的事从来并不重要。
艾森豪威尔
 
第二章 优化时间
工作的时间次序非常重要。
 
八二法则
80%的成果来自20%的努力，另外的80%努力可能仅仅贡献20%的成果。
 
紧急及重要性矩阵
矩阵是一个很有效的工具，用以区分紧急及重要性。
•            什么对目标实现至关重要？
•            什么必须立即行动？
艾森豪威尔原则及史蒂夫卡佛矩阵。
紧急及重要性矩阵
•            紧急及重要：立刻去做的事情。
•            重要但不紧急：下一步去做的事情。
•            紧急但不重要：稍微推后尽量缩短或减少的事情。
•            不紧急也不重要：避免陷于这类事情。
 
目标明确坚定
兼听则明但是要有主见。
•            坦坦荡荡地说不，明确不能的理由。
•            说不但是要告知原因。
•            说不但是要给出可行的方案。
•            说不但是要告诉对方你知道他的意思理解他的处境。
 
•            说好但告知其你不做的原因并提供可行的其他方案。
•            明确拒绝应对死缠烂打的人物。
 
柏拉图：找到起点，任务则完成过半。
 
第三章：聪明计划
每天都做计划
制定自己有效的日志：一个本子、一支笔记录。好脑子不如烂笔头。
充分利用自己的日志。
如果在晚上睡觉前制定计划，你在睡眠中就会开始执行了。
经常翻看日志，反复提醒自己，所应该做的事情。
假如有些工作在日志中，但是实际执行时并不需要，则及时废除之。
不要完全依赖电脑或手机，有时，用贴纸的办法更有效。
 玻璃杯：石块、卵石、沙子和水的故事。同样的玻璃杯，如何摆放这些事物是有学问的。
先放石块---重要的大事先干。
再放卵石 --- 在大事之间摆放。
然后再放沙子 --- 一些紧急但不重要的事情。
最后再放水 --- 一些小事。
 
 
分块、模块及行车
大项目的分解、计划及跟踪管理。
将达项目分解到可以在15分钟完成的小块
将小块分组，按组完成而不是将整个一个大项目一起完成。
行车载物。一块一块地搬运，一分钟一分钟地移动。
 
准备好、开火、瞄准！
通常的顺序是准备好、瞄准、开火！但是人们经常是光瞄准不开火，因为目标总是移动。所以，准备好了就开火吧，打偏了再重新瞄准。
准备好 --- 不要过分计划，要不然目标就又跑掉了。
开火 --- 八二 法则就是需要开火，就算打不到要害部位，你也把目标打趴下了。
瞄准 --- 根据新的情况再行新的计划。
 
托马斯·杰斐逊说：我坚信运气，我发现，我越努力工作，我的运气越好。
 
 
 
第四章：应对延迟
不能延迟应该优先的工作。
延迟的原因：
没有清晰的期限
没有足够的资源
不知从何做起
工作太多
没有激情
害怕失败
 克服延迟的九个方法：

• 删除之：也许这个工作根本不需要。
• 派给别人：也许你的工作范围不包括这项。
• 马上做：尽可能轻松完成，而不是急急忙忙。
• 寻求建议：向主管、导师、专家等需求帮助
• 分割成小问题。
• 15分钟原则：每个步骤应该在15分钟内完成，以避免进一步拖延。
• 明确期限：日程计划有清晰的标记。
• 自我表彰：每次按时完成工作，需要自我表彰。
• 去除干扰：建立积极的工作空间去除干扰。

 
 
如果你需要吃两只蛤蟆，先吃那只最丑的：如果有两个重要的事情，先做那个更难的。要做
不要光是计划，更重要的是做，不要浪费时间。公司雇佣你不是来浪费时间的，而是利用时间解决问题的。你的价值不是你花费了多少时间，而是你解决了多少问题。
直入主题，不要兜圈子，大家都节省时间和精力，集中火力攻关。
约翰肯尼迪说： 当危机来临，警惕其中的危险，但更要发现其中的机会
 
第五章：危机管理
更好地计划、改进效率增加生产力，危机将减少。
当暴风雨来临时：
当断则断，迅速而谨慎地果断处理。
然后搜集分析数据：

• 怎么了？
• 直接和间接的原因？
• 下一步将发生什么？
• 这对什么产生影响？
• 还需要了解什么？

 创立一个计划
发现问题、解决问题、分解问题、设立时间表。
执行计划
从危机中学习。
 
伍迪海因斯说：世上唯一公平的就是每天的时间数量，决定胜负不同的是你如何利用这些时间。
 
 
第六章：规整你的工作空间
如何有效地管理你的时间以使其更加有生产力，你必须开创合适的氛围。避免混乱、建立档案系统、收集足够的工具并管理工作流，你将很好地创立有效的工作空间。
避免混乱！
建立档案系统

• 工作档案
• 参考档案
• 历史档案

收集足够的工具
管理工作流

• 做必要工作
• 消除不必要的工作
• 差别化管理工作
• 委派工作

S.T.I.N.G.：

• 一件一件来（SELECT one at a time）
• 计时（timer）
• 忽略其他（ignore others）
• 不被打扰（No interruption）
• 给自己评奖（Give yourself a reward）

 处理电子邮件变得越来越重要。
利用日历
 
西奥多·罗斯福说：选对人来执行自己的计划后，不要干涉他们的行动。
 
 
第七章：轻松规划
有效分派任务是关键任务。
什么时候应该分派任务？

• 任务对他人成长有好处
• 评估培训他人的工作量
• 分派关键任务也许会损害自己的项目？
• 管理任务不可分派给他人。

分派给谁？

• 经验
• 需要什么样的培训？
• 你有这方面的培训资源吗？
• 他们喜欢什么？他们能行么？
• 他们想要什么？
• 他们的长远目标是什么？
• 他们目前的工作量饱和吗？他有时间来做这个事吗？
• 你需要重新布局吗？

 
如何分派任务？
吉米·罗恩说：目标和成就间的桥梁就是纪律。
 
第八章：设立规矩
什么是规矩？
任务是什么？
时间点
任务分解
规矩不是一成不变的，要有及时的更新。

• 睡眠训练
• 饮食训练
• 运动训练

规矩举例

• 虚拟空间之外的实体空间
• 系统化
• 每日清晨

争分夺秒的举例：
有效阅读休息
两分钟深呼吸
五分钟清洁桌面
十分钟更新日志
每周一小时整理内务
 
匿名者说：历史是有参加会议自始至终并做好记录的人们写的。
 
 
第九章：会议管理
会议不是浪费时间
会议是否必要？
会议的形式
正式会议
P.A.T.
目的（purpose）
议事日程（Agenda）
时间框架（Time Frame）
 
 
 
 
 
 
 
 
阿什利·布里连特说：我们开会讨论那些如果我们少开会就不会发生的事情。
 
第十章：非传统型的会议方式
有时候面对面的会议不是最好的方式，我们可能选择非传统的会议方式。
聊天室和即时通讯

• 议事日程
• 主席
• 设立会议规则
• 做好会议记录

另外的会议应用软件：

• Campfire营火会议
• Meeting Pal会议伙伴
• Microsoft Office Communicator微软办公通讯器
• Windows Live Messenger视窗即时通讯

电子会议

• Screen sharing屏幕分享
• Collaboration tools合作工具
• Interactive whiteboards互动白板
• Voice and text chat support音频文字支持
• Meeting recording capabilities (which can serve as minutes)会议录音