2020档案管理基础知识和法律法规
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老师介绍

  • 彭老师

    彭老师

    彭似梅是中国电力建设专家委员会档案管理专家、贵州省档案局及贵州省地方志编纂委员会档案管理专家、贵州省人社厅及贵州省档案局聘任档案专业高级职称评委之一、贵州省档案学会理事、副研究馆员、2017年10月被贵州省档案局推荐参加国家档案局“全国档案专家”评选(是贵州省企业唯一的一个)
简  介 档案管理基础知识和法律法规,适合新入职从事档案工作的同学学习。

1、“档案”一词的起源

档案一词起源于明代。《清太宗文皇帝实录》中取材于明代宫中文书的记载。在崇德三年正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词。这是现已发现的最早记载。
    清代杨宾的《柳边纪略》一书中记载的内容是迄今所见对“档案”一词最早的解释。
    在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。
    随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了"结绳"、"刻契"的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。
    我国的档案工作从夏代开始,夏代中的“册、典、夏书”等就是今天所指的档案。商朝发现的甲骨文是留下的最早的档案文字材料的实物,是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的,距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞,也称甲骨档案。

2、档案的种类

根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

3、档案的属性及其本质?

从档案的定义看,“档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体”。可见,档案具有原始记录性、信息属性、知识属性、文化属性和价值属性,其中,原始记录性是档案的根本属性。

4、档案工作的基本原则?

档案工作的基本原则是“集中统一管理” 。

5、机关档案工作含义和特点?

机关档案工作是围绕机关档案的形成、管理和利用等进行各项工作的总和。机关档案工作具有基础性、服务性和专业性的特点。

6、机关档案工作的双重职能?

机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两个方面的双重职能。

7、机关档案收集的范围?

凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于本机关档案的收集范围。此外,还应收集与本机关档案有关的资料和实物。

8、机关档案分类原则和分类方案?

机关档案分类原则应遵循机关文件材料形成的客观规律和特点,保持机关文件材料之间的自然联系,适当照顾文件的保存价值,便于保管和利用。
    机关档案分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料,又称为机关档案分类大纲。

9、文件处理部门与部门立卷制?

文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
    部门立卷制就是实行由文件处理部门负责将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料和技术材料进行立卷归档的制度。

10、档案立卷的流程?
    档案立卷程序包括拟(修订)立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作流程(见档案立卷程序流程图)。

11、案卷质量要求的总原则?

案卷质量必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

12、归档文件整理的原则?

归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

13、归档文件整理的质量要求有哪些?

归档文件应齐全完整;整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

14、案卷标题的三要素是什么?

案卷标题一般由作者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称(文种)三部分构成,又称为案卷标题“三要素”。

15、文件的修整包括哪些内容?

对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制;去除文件上易腐蚀的金属物;对过大的文件进行折叠等。

16、何为档案用房“三分开”?

指档案馆室拥有专用档案库房、专用档案阅档室和专用档案整理室(兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室)。

17、机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的?

机关档案部门向地、市级以上(含地、市级)档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案,向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案;科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

18、档案检索工具与基本功能?

档案检索工具是指按照一定的标准组合制作的,用于快速查找档案文件及其内容的指引性目录和信息工具。
    档案检索工具的基本功能主要表现在存贮和检索二个方面。

19、档案与文件二者之间的关系?

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
    文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
    档案是由文件转化而来的。档案和文件既有联系,又有区别。档案是历史的文件,是具有一定保存价值的文件,是经过分类组合的文件。因此,可以这样说:文件是档案的细胞,档案是文件的结合体;文件是档案的基础,档案是文件的精华。

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* 课程提供者:山东智宝教育咨询有限公司